Resource Leveling vs Resource Smoothing là gì trong PMP

Hai kỹ thuật quản lý nguồn lực phổ biến nhất mà các Project Manager thường áp dụng là Resource Leveling và Resource Smoothing. Mặc dù cả hai kỹ thuật này đều nhằm mục tiêu tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực, nhưng chúng có cách tiếp cận và ảnh hưởng khác nhau đối với tiến độ và quy trình của dự án. Bài viết này, Chuyên Đào Tạo sẽ giải thích chi tiết, dễ hiểu về hai kỹ thuật trên, giúp bạn nắm vững kiến thức và áp dụng hiệu quả trong các dự án của mình.

Resource Leveling là gì?

Resource Leveling là kỹ thuật điều chỉnh thời gian bắt đầu và kết thúc của các hoạt động dự án nhằm đảm bảo rằng không nguồn lực nào bị sử dụng quá tải so với khả năng của nó. Kỹ thuật này thường được sử dụng khi:

• Nguồn lực quan trọng chỉ có sẵn tại một số thời điểm nhất định hoặc có số lượng hạn chế.
• Một nguồn lực được phân bổ cho nhiều hoạt động trong cùng một thời gian.
• Cần phải duy trì mức sử dụng nguồn lực ổn định trong suốt dự án.

Khi thực hiện Resource Leveling, các ngày bắt đầu và kết thúc của các hoạt động dự án có thể bị điều chỉnh để đảm bảo nguồn lực không bị phân bổ quá tải. Điều này có thể dẫn đến việc kéo dài thời gian hoàn thành dự án, đặc biệt là khi các hoạt động nằm trên đường tới hạn (Critical Path) bị ảnh hưởng. Tuy nhiên, đối với các hoạt động không nằm trên đường tới hạn, dự án có thể không bị kéo dài nếu còn tồn tại float (thời gian dư).

Ví dụ

Giả sử một dự án yêu cầu một nhân viên làm việc 45 giờ mỗi tuần. Tuy nhiên, do có một số tuần nhân viên này bị quá tải, làm việc nhiều hơn 45 giờ. Để giải quyết, phần công việc vượt quá 45 giờ sẽ được điều chỉnh sang các tuần sau, kéo dài tổng thời gian của dự án từ 7 tuần lên 9 tuần. Đây là cách san bằng nguồn lực được thực hiện để đảm bảo không vi phạm quy định về giờ làm việc tối đa.

Resource Smoothing là gì?

Resource Smoothing là kỹ thuật điều chỉnh thời gian thực hiện các hoạt động sao cho nhu cầu về nguồn lực không vượt quá các giới hạn đã được xác định trước, chẳng hạn như giới hạn về giờ làm việc theo chính sách của công ty. Điểm khác biệt so với Resource Leveling là Resource Smoothing không thay đổi thời hạn hoàn thành dự án và không ảnh hưởng đến đường tới hạn.

Trong quá trình làm mịn, các hoạt động chỉ có thể được điều chỉnh trong giới hạn của float (thời gian dự trữ). Nếu không có float hay float quá ít, Resource Smoothing có thể không đạt được hiệu quả tối ưu, và nguồn lực có thể vẫn bị sử dụng không đều giữa các tuần.

Ví dụ

Giả sử công ty quy định rằng nhân viên không được làm việc quá 38 giờ mỗi tuần. Trong tuần 1, nhân viên đã làm 45 giờ và trong tuần 6, họ chỉ làm 20 giờ. Để làm mịn nguồn lực, 7 giờ vượt quá của tuần 1 sẽ được điều chỉnh sang tuần 6, làm giảm giờ làm việc của tuần 1 xuống 38 giờ và tăng giờ làm việc của tuần 6 lên 27 giờ. Trong trường hợp này, đường tới hạn của dự án không bị thay đổi, nhưng nguồn lực được phân bổ đều hơn giữa các tuần.

So sánh giữa Resource Leveling vs Resource Smoothing

Sử dụng Resource Leveling và Resource Smoothing khi nào?

Resource Leveling nên được sử dụng khi việc phân bổ nguồn lực vượt quá giới hạn và không còn cách nào khác để giảm tải mà không làm thay đổi tiến độ. Kỹ thuật này đặc biệt hữu ích khi dự án đối mặt với các hạn chế cứng về nguồn lực, chẳng hạn như số lượng nhân viên, trang thiết bị…

Resource Smoothing nên được áp dụng khi bạn muốn phân bổ nguồn lực đều đặn mà không ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành dự án. Kỹ thuật này phù hợp khi dự án có float dư thừa và công ty mong muốn tối ưu hóa phân bổ giờ làm việc.

• Ví dụ phân biệt: Bạn quản lý một dự án xây dựng 10 căn nhà trong 10 tuần, với 5 công nhân và giới hạn 40 giờ/tuần.

Resource Leveling

• Dự án yêu cầu công nhân làm 50 giờ ở tuần 2 và tuần 4 (vượt quá 40 giờ).
• Bạn điều chỉnh chuyển công việc dư thừa sang tuần sau, kéo dài dự án từ 10 lên 12 tuần.
• Kết quả: Dự án bị kéo dài nhưng không tuần nào vượt quá 40 giờ.

Resource Smoothing

• Công ty muốn làm mịn giờ làm việc, chỉ 35 giờ/tuần mà không kéo dài thời gian.
• Bạn điều chỉnh công việc từ tuần nhiều giờ (tuần 2 và 4) sang tuần ít (tuần 6 và 7), nhưng giữ nguyên thời gian 10 tuần.
• Kết quả: Dự án hoàn thành đúng hạn, giờ làm việc đều hơn.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã nắm vững hơn về hai kỹ thuật Resource Leveling và Resource Smoothing. Cả hai đều là những công cụ quan trọng trong quản lý dự án, giúp tối ưu hóa phân bổ nguồn lực và duy trì hiệu quả dự án. Tuy nhiên, việc áp dụng kỹ thuật nào phụ thuộc vào tình hình cụ thể của dự án.