Phân biệt giữa Free Float và Total Float trong PMP
Trong lĩnh vực quản lý dự án, đặc biệt là trong việc lập kế hoạch và kiểm soát thời gian, hai khái niệm quan trọng mà mọi nhà quản lý dự án phải hiểu rõ là Free Float và Total Float. Đây là những yếu tố quan trọng trong việc phân tích tiến độ, tối ưu hoá tài nguyên và giảm thiểu rủi ro trễ tiến độ. Bài viết sau đây, Chuyên Đào Tạo sẽ giúp bạn hiểu rõ về hai khái niệm này, cách tính toán và áp dụng chúng trong thực tế.
Free Float là gì?
Free Float (FF), hay còn gọi là “độ thả tự do”, là lượng thời gian mà một công việc trong dự án có thể bị trì hoãn mà không ảnh hưởng đến ngày bắt đầu của các công việc liền kề (kế tiếp nó). Nói cách khác, Free Float là thời gian mà một công việc có thể chậm trễ mà không tác động trực tiếp đến các công việc khác trong chuỗi.
Công thức tính Free Float:
Free Float = ES (công việc tiếp theo) – EF (công việc hiện tại)
Trong đó:
- ES là Earliest Start – thời gian sớm nhất một công việc có thể bắt đầu.
- EF là Earliest Finish – thời gian sớm nhất một công việc có thể kết thúc.
Total Float là gì?
Total Float (TF), hay còn gọi là “độ thả tổng”, là lượng thời gian mà một công việc có thể bị trì hoãn mà không làm ảnh hưởng đến ngày hoàn thành dự án. Đây là một chỉ số quan trọng để quản lý thời gian, giúp bạn biết được công việc nào có thể bị dời lại mà vẫn giữ được tiến độ chung của dự án.
Công thức tính Total Float:
Total Float = LS – ES
hoặc
Total Float = LF – EF
Trong đó:
- LS là Latest Start – thời gian muộn nhất một công việc có thể bắt đầu mà không làm chậm trễ dự án.
- LF là Latest Finish – thời gian muộn nhất một công việc có thể kết thúc mà không làm chậm trễ dự án.
Sự khác biệt giữa Free Float và Total Float
Mặc dù cả hai đều liên quan đến khả năng trì hoãn công việc mà không ảnh hưởng đến tiến độ dự án, Free Float và Total Float có sự khác biệt quan trọng:
- Free Float chỉ tính đến tác động của công việc hiện tại đến công việc liền kề tiếp theo, không phải toàn bộ dự án. Nghĩa là, một công việc có Free Float dương có thể bị trễ mà không ảnh hưởng đến công việc sau đó trong chuỗi.
- Total Float thì tính đến toàn bộ tiến độ của dự án. Nếu một công việc có Total Float dương, nó có thể bị chậm trễ mà vẫn không làm ảnh hưởng đến ngày hoàn thành cuối cùng của dự án.
Cách sử dụng trong quản lý dự án
Quản lý tài nguyên
Hiểu rõ Free Float và Total Float giúp nhà quản lý dự án tối ưu hóa tài nguyên. Nếu một công việc có Total Float lớn, nó có thể được dời lại hoặc tài nguyên có thể được phân bổ cho các công việc khác đang nằm trên đường găng (critical path) để đảm bảo hoàn thành đúng hạn.
Giảm thiểu rủi ro trễ tiến độ
Việc phân tích Free Float giúp nhà quản lý nhận diện các điểm tự do trong chuỗi công việc. Từ đó, bạn có thể linh hoạt điều chỉnh lịch trình mà không ảnh hưởng đến công việc tiếp theo hoặc tổng thể tiến độ dự án.
Tối ưu hóa tiến độ dự án
Sử dụng Total Float để điều chỉnh thời gian và tài nguyên cho những công việc có độ thả lớn, đồng thời tập trung nguồn lực cho những công việc có Total Float bằng 0 – những công việc này chính là đường găng và không được phép trì hoãn.
Ví dụ thực tế
Giả sử bạn đang quản lý một dự án xây dựng, với các công việc A, B và C như sau:
- Công việc A: 3 ngày, bắt đầu từ ngày 1.
- Công việc B: 2 ngày, bắt đầu sau công việc A, ngày 4.
- Công việc C: 4 ngày, bắt đầu sau công việc B, ngày 6.
Tính Free Float:
Nếu công việc A hoàn thành vào ngày 3 và công việc B có thể bắt đầu vào ngày 4, thì Free Float của công việc A là 0. Điều này có nghĩa là công việc A không thể bị trễ nếu muốn công việc B bắt đầu đúng lịch.
Tính Total Float:
Giả sử toàn bộ dự án phải hoàn thành trong 10 ngày và công việc C dự kiến kết thúc vào ngày 9, thì Total Float của công việc C là 1 ngày. Điều này cho phép công việc C bị trễ một ngày mà không làm ảnh hưởng đến ngày hoàn thành dự án.
Lưu ý: Không phải tất cả các công việc trong dự án đều có độ thả và việc nhận diện đúng các công việc nằm trên đường găng là yếu tố quan trọng nhất để giữ tiến độ của dự án trong tầm kiểm soát.
Hiểu và áp dụng đúng cách Free Float và Total Float giúp nhà quản lý dự án kiểm soát tiến độ tốt hơn, đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn và trong ngân sách. Bằng cách tận dụng tối đa thời gian tự do trong các công việc, bạn có thể tạo ra lịch trình linh hoạt, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa hiệu suất tài nguyên.